Tus profesionales dan lo mejor si les otorgas la confianza y el espacio que merecen

Tus profesionales dan lo mejor si les otorgas la confianza y el espacio que merecen
Written on Nov 22 2017 // Tags:

Tus profesionales dan lo mejor si les otorgas la confianza que necesitan y el espacio que merecen. Es difícil discrepar con el título de este artículo, ¿verdad? Lo difícil es definir estrategias y acciones que nos ayuden a crear esa confianza.

 

Por Alfonso Alcántara 

 

En un monasterio trapense los monjes tenía como como norma que nadie podía solicitar para sí mismo nada en el refectorio. 

En caso de que a un monje le faltase un cuchillo, por ejemplo, era el compañero quien tenía que reparar en su problema y solicitar de quien servía la mesa la solución:

-Por favor, a este Hermano le hace falta un cuchillo.

Se trataba de que les importasen las cosas de los demás, de que estuviesen pendientes de sus necesidades. 

Un buen día, al terminar las oraciones de maitines, los monjes van al refectorio. Tienen servido el café con leche. Uno de los monjes ve con asombro y asco que tiene ahogado un ratón en su taza. 

Como no puede pedir nada para él y los de al lado no pueden ver dentro de su taza, se ve condenado a no poder desayunar.

Pero, como el hambre aguza el ingenio, se le ocurre cómo desayunar sin faltar a la regla monacal. Llama al que sirve en el comedor y le dice:

-Por favor, a estos dos hermanos de al lado no les han servido ratón esta mañana.

Quien sirve la mesa cae en la cuenta de su problema y le sirve un nuevo tazón calentito de café con leche.

 

Cómo crear confianza en los trabajadores de la empresa: estrategias

¿Cuál es el clima de comunicación y colaboración en tu empresa?  La confianza es imprescindible para la fidelización de trabajodores y el incremento de la productividad en la empresa. Por eso es vital definir acciones y estrategias que nos ayuden a crear esa confianza. 

 En este sentido,  estos cinco tipos de acciones son las más importantes:

 

5 CLAVES PARA EL DESARROLLO DE LA CONFIANZA EN LA EMPRESA

  1. Aplicar el liderazgo como un servicio y no como una posición de autoridad
  2. Generar motivación efectiva en los espacios de trabajo
  3. Gestión positiva de los fracasos en la empresa
  4. Reuniones efectivos para hacer felices a los espacios de trabajo
  5. Desarrollar un contexto de colaboración en la organización

  

  1. El liderazgo como servicio para el desarrollo de la confianza y la efectividad

 "Como directivo, cómo crees que reaccionarían tus profesionales si les dijeras: trabajo para vosotros, ¿qué puedo hacer para ayudaros?"

 El verdadero liderazgo trata sobre todo de servicio. Al mostrar apertura a la retroalimentación, los managers están creando un clima de colaboración y confianza.

 Para mejorar el clima y el rendimiento, ¿cuánto debes saber sobre las tareas cotidianas de tus profesionales y equipos? Dependiendo del número de personas que formen el equipo o equipos que diriges, debes encontrar el tiempo para reunirte de forma individual y grupal. Si no puedes, selecciona una muestra para hacerte una idea del entorno en el que trabajan. 

¿Es una casa de locos, con teléfonos sonando e interrupciones constantes, o es un mar de tranquilidad? Puedes “dirigir paseando” como manera de mantener el contacto y establecer relaciones y conocimiento. 

Cuando un empleado venga a ti con un problema, pídele que te lo cuente con detalle. Cuando haya terminado, pide que te de opinión sobre cuál cree que son las soluciones posibles. 

Utiliza frases como “por lo que has dicho está claro que tienes un buen dominio de la situación y estoy de acuerdo contigo sobre que X parece ser la mejor solución”. 

En todo caso, debes confirmar la naturaleza del problema y las posibles soluciones con otros miembros del equipo antes de tomar una decisión.

 

  1. La motivación efectiva en los espacios de trabajo

La motivación es un concepto tan utilizado como mal entendido y aplicado que hay que superar. Por ejemplo, creo es un error recomendar u obligar a los profesionales a “salir de su zona de confort”, creo que es mucho mejor invitarles a “ampliar su zona de confort”, lo que hace más fácil y probable el cambio.

¿Y cómo se amplía la zona de confort? El método que me parece más sencillo es crear gradualmente nuevos intereses, hábitos y relaciones hacia las metas que se hayan establecido mediante nuevas y variadas experiencias que no requieran mucha inversión ni esfuerzo y con microplanes que permitan avanzar paso a paso, de forma gradual.

Tal vez también habrás observado que los profesionales que cultivan la polivalencia y la especialización alcanzan con más facilidad sus metas. Una persona se hace más polivalente cuando aprende y perfecciona competencias transversales o generales (idiomas, programación, networking, comunicación, ofimática...) que le permiten adaptarse y recualificarse dentro de us organización y en el mercado de trabajo.

Un profesional polivalente, gracias a esas competencias generales, puede a su vez especializarse más rápido en un determinado sector o ámbito ocupacional dominando una o varias competencias específicas y una o varias herramientas o aplicaciones. 

La especialización es un gran incentivador porque cuanto más experto eres en algo más motivado te sientes.

Un par de consejos breves y aplicables de motivación para superar los retos propuestos:

En primer lugar, es importante recordar que la motivación no es lo que haríamos, es lo que hacemos. En la empresa, no debemos esperar a que surja la motivación, hemos de ponernos a hacer lo que haríamos si estuviéramos motivados.

Al término motivación se le atribuyen muchos significados pero hay que apostar por una definición operativa: motivación no es tener ánimo, motivación es tener motivos. Y cada persona y cada profesional debe crear o encontrar los suyos. Las emociones y las ganas fluctúan, pero los motivos permanecen. 

En el ámbito profesional debemos tener presentes esos motivos especialmente en los días en que nos sentimos menos animados para perseguir los objetivos marcados.

 

  1. La gestión positiva de los "fracasos" en espacios profesionales

Los logros o los éxitos nos muestran el camino y motivan el aprendizaje y el desarrollo profesional. Los fracasos también son importantes porque nos hacen fuertes o “resilientes" y nos incentivan para prepararnos mejor. En resumen podría decirse que los fracasos curten y los logros guían.

Pero tenemos que reconocer que aunque el fracaso y el error forman parte ineludible de la vida y de la empresa, en muchas ocasiones y contextos será difícil aprender de los fracasos y por eso nos resulta tan difícil aceptarlo.

Por ejemplo, si eres un directivo que no consigues motivar a tu equipo, si eres un empleado que sufres un despido sin motivo aparente, o tu pareja te dice “tenemos que hablar”, es probable que no te resulte nada fácil descubrir las soluciones para aplicarlas a situaciones similares en el futuro.  

Se supone que de los errores deberíamos aprender pero muchas veces no somos capaces ni siquiera de identificar el orígen del problema.

El fracaso revela lo que no funciona pero no enseña qué hacer después. Por eso la recomendación es intentar aprender lo más posible de los éxitos o de los avances y no obsesionarse con la causa de los fracasos.

Como psicólogo de empresa observo con frecuencia que los profesionales que tienen más éxito son aquellos que dedican más tiempo y recursos a desarrollar y practicar las competencias y herramientas que se le dan mejor y no se preocupan tanto por aquellas habilidades en las que son más débiles y cometen más errores.  

La mejor forma de avanzar y prevenir errores en contextos profesionales es analizar qué hicimos bien en contextos similares para intentar repetirlo y mejorarlo.

Los profesionales y directivos que toman iniciativa y buscan la excelencia pueden cometer más errores y recibir más críticas. Si eres una de estas personas, debes prepararte de forma especial para intentar aprovechar las enseñanzas del fracaso. 

Para ello proponemos este método de Aprendizaje del Fracaso en 6 pasos.

  1. Análisis. ¿Qué puedo aprender de esto?
  2. Alternativas. ¿Qué hubiese hecho de forma diferente?
  3. Competencias. ¿Necesito aprender o mejorar mis habilidades?
  4. Modelos. ¿De quién puedo aprender?
  5. Acción. ¿Cuál es el próximo paso? ¿Qué plan debo elaborar?
  6. Autoevaluación. ¿Me he esforzado lo suficiente y he aprendido lo necesario?

Por último, en aquellas ocasiones en que sufrimos un revés profesional importante, el consejo es recordar esta reflexión: aceptar que no siempre se puede no es un fracaso, es un signo de madurez que puede abrir otras puertas.

 

  1. Las reuniones efectivas hacen "felices" a los espacios de trabajo

 Las reuniones de una organización marcan su estilo de comunicación y colaboración. 

¿Cómo podemos conseguir reuniones efectivas a la par que fomentadoras del buen clima y la confianza entre los participantes? 

Veamos algunas propuestas y preguntas para conseguir reuniones efectivas, basadas en los contenidos de James McGrath, publicados por Alienta Editorial:

 

  • Identifica siempre de entrada la función de la reunión y convoca sólo a las personas implicadas o afectadas por el asunto. 
  • Anuncia la hora de entrada y de salida de la reunión. Empieza puntual, aunque falten asistentes. Y termina a la hora que habías previsto. Sin excepciones. 
  • Dirige personalmente la reunión y no permitas divagaciones ni que otras personas planteen otros asuntos o problemas. Pídeles que incluyan estos asuntos en la siguiente reunión. 
  • No redactes actas de las reuniones, sino listas de las acciones que se han decidido durante la misma. 
  • Si te atreves, celebra tus reuniones de pie. Te sorprenderás de lo rápido que se repasa la agenda. 
  • ¿A cuántas reuniones periódicas asisto normalmente cada mes? ¿Cuántas de ellas se podrían eliminar? 
  • ¿Asiste a mis reuniones la gente adecuada? ¿Cuándo fue la última vez que revisé la lista de asistentes? 
  • ¿Cómo conseguir que todo el mundo aporte algo en las reuniones? Identifica a las personas que no tienen ningún interés en la reunión y sugiéreles que no asistan. Conversa con los que son demasiado tímidos o reservados y explícales que su punto de vista podría ser de gran valor. Pregúntales: “¿Cómo lo ves?”, “¿Hay algo que te gustaría añadir a lo que ya hemos dicho?”. Agradece su aportación y anímalos a hablar más a menudo. 
  • ¿Monopolizo la reunión e impido a hablar a los demás?
  • ¿Qué ambiente subyace en la reunión? ¿Es de apoyo o competitivo? ¿Hace falta que lo cambie?

 

  1. Trece estrategias sencillas para desarrollar un contexto de colaboración en la empresa

Una empresa es más eficaz cuanto mejor es la colaboración que establecen sus profesionales o cuanto menos generan dinámicas de competencia negativa o improductiva. 

Podría decirse que si los profesionales de tu empresa compiten entre ellos generalmente no va a mejorar tu empresa sino la competición entre tus profesionales.

La colaboración plena en un equipo y en una organización depende de la creencia compartida de que nadie puede conseguirlo sin la ayuda de todos. 

Se consigue mucho más cuando importa mucho menos quién se lleva el mérito y nadie está especialmente pendiente de atribuirse logros cuando estos dependen del esfuerzo y la coordinación del grupo. 

No es lo mismo trabajar juntos o en los mismos espacios que trabajar en equipo y cada vez es más importante para las empresas motivar la colaboración entre los profesionales de diversas generaciones, desde los "viejennials" y los millennials hasta llegar a la generación Z o centennials (nacidos a partir de 1993), una nueva generación que se acerca al mercado laboral con una visión muy diferente enfocada a la creación de nuevos espacios de trabajo orientados al bien común y la colaboración. 

Para crear una cultura de empresa que promueva el trabajo en equipo y la colaboración, deben definirse y aplicarse misiones y valores “felices” relacionados con la satisfacción y el equilibrio personal y profesional. Para desarrollar esa "cultura de la felicidad en la empresa", propongo 13 estrategias muy sencillas de aplicar para organizar los proyectos y aprovechar los espacios de la organización:

Estrategia 1. Prioriza de forma clara las funciones, metas y tareas de los integrantes de cada equipo

Estrategia 2. Facilita que los profesionales de tus equipos establezcan relaciones entre ellos. 

Crea en tu organización espacios individuales y grupales de trabajo y espacios de ocio que fomenten esas relaciones. Es importante desarrollar un ambiente de cordialidad que valore el talento, la diversión inteligente, los espacios de diálogo y anti estrés y la superioridad de las personas sobre los retos de la empresa.

Estrategia 3. Establece una escucha continua de los intereses e inquietudes de tu organización y en tus equipos en todas direcciones. 

En la medida de lo posible, hay que prevenir la existencia de símbolos de estatus y de diferenciación entre profesionales para facilitar esa escucha y comunicación en el seno de la organización. 

Estrategia 4. Normas claras en la organización que permitan trabajar y relacionarse con transparencia y conociendo las reglas del juego, para justificar las acciones y decisiones con objetividad, basadas en datos y no en percepciones. 

Estrategia 5. Autonomía que permita la flexibilidad laboral y personal mediante el trabajo por objetivos, el trabajo en diferentes espacios de la organización y el teletrabajo cuando sea posible y adecuado.

Estrategia 6. Propicia que los integrantes de cada equipo puedan elegir a sus managers de equipo y a los coordinadores de sus proyectos y facilitar el cambio de líder y de proyecto con flexibilidad.

Estrategia 7. Fomenta el respeto de los valores y creencias de cada empleado o colaborador teniendo en cuenta que sus competencias e intereses son diversos. 

Estrategia 8. Desarrolla "intolerancia empresarial" contra las actitudes de crítica que puedan ejercer directivos, managers o los propios compañeros respecto a las prácticas e intentos de innovación y mejora que pueden conllevar errores.

Estrategia 9. Crea retos compartidos que motiven la colaboración entre profesionales y entre equipos de la empresa.

Estrategia 10. Haz visibles y tangibles a los "enemigos" de la empresa, sean otras empresas, productos, servicios o profesionales externos, para incentivar la colaboración de los profesionales y equipos propios y enfocar los retos concretos que deben alcanzarse. 

Estrategia 11. Facilita la transparencia y la compartición de información entre tus profesionales y tus equipos como condición imprescindible para propiciar la colaboración efectiva.  

El físico Richard Feynman creó una cultura de intercambio de información en el Proyecto Manhattan que fabricó la primera bomba atómica en la Segunda Guerra Mundial. Comprobó que sus colaboradores no eran muy efectivos porque no conocían el objetivo de su trabajo debido al alto secreto con el que se desarrollaba la misión. Feynman consiguió permiso para explicar a sus equipos de científicos que ¡estaban luchando en la guerra!. Una vez conocido el valor de su trabajo comenzaron a aplicar nuevas técnicas para mejorar la productividad hasta llegar a multiplicarla por 10.

Estrategia 12. Crea equipos diversos, porque los grupos de profesionales que son capaces de pensar de formas diferentes son más creativos y abordan las tareas complejas más eficazmente, según las investigaciones que recoge este artículo de Harvard Business Review que resalta el valor práctico de la diversidad cognitiva en los equipos de trabajo.

Estrategia 13. Da valor al trabajo presencial. 

Trabajar desde casa es un plus para algunos profesionales, pero el trabajo presencial en la empresa se está revelando como un factor clave para que los equipos potencien la innovación y establezcan relaciones satisfactorias. Los integrantes de la organización que teletrabajan deberían acudir con frecuencia a los espacios comunes de la empresa para potenciar el contacto y la relación con sus compañeros, el debate de ideas y la colaboración en un formato presencial que impulse la creatividad.

En síntesis, el clima de una organización debe valorarse por la facilidad, eficacia y motivación con la que los profesionales trabajan juntos y en equipo. 

 

Alfonso Alcántara