Por Alejandro Durán Asencio 

Mucho se ha hablado y escrito sobre la falta de productividad de determinados sectores, equipos de trabajo e incluso países en todo lo relacionado con el ámbito empresarial. Si este es el caso de tu organización, quizás te hayas preguntado alguna vez por qué sucede y casi más importante, cómo puedes hacer para mejorar la productividad en la empresa. Es decir, qué elementos de la empresa están provocando que no llegues a los objetivos marcados, o que ejercicio tras ejercicio, la productividad y por tanto los resultados, no sean los esperados.

En este caso nos centraremos en esta problemática desde el punto de vista de los equipos de trabajo. Daremos por hecho que tu organización cuenta con todo lo necesario para que funcione al 100% pero, sin embargo, esto no es así.

Ante esta situación, es necesario plantearse las siguientes preguntas:

• PREGUNTA 1:  ¿Cuentas con los equipos de trabajo que verdaderamente necesita tu organización?
• PREGUNTA 2:  ¿Cuentan estos equipos con todo lo necesario para llegar a la meta marcada?
• PREGUNTA 3:  ¿Son estos objetivos lo suficientemente objetivos, alcanzables y medibles o estamos pidiendo algo imposible?
• PREGUNTA 4: ¿Estamos como organización haciendo todo lo posible (y aquí es donde quiero introducir el concepto de motivación) porque se lleguen a estos objetivos?

Si hemos contestado de manera negativa o dudando en algunas de las preguntas anteriores, ya tendríamos algunos indicios sobre los que comenzar a trabajar.

Cómo mejorar la productividad en la empresa

Disponer de lo equipos adecuados para el tipo de trabajo, es la pieza angular de cualquier organización. Y aquí hablamos no solo de personas y de la capacitación adecuada para alcanzar las metas marcadas, sino también de las herramientas necesarias para alcanzar esos objetivos de manera objetiva y realista.  

Para ello tendrás que tener muy bien analizados los procedimientos, funciones y tareas de cada miembro del equipo y, en el caso de detectar algún tipo de discrepancia, ser capaz de plantear soluciones. Estas soluciones en ocasiones pasarán por la reformulación de protocolos, tareas, funciones o procedimientos. Otras veces por la mejora de la formación y capacitación de los trabajadores, la mejora en las herramientas de trabajo o incluso, en alguna ocasión, por movimientos internos que garanticen que los empleados desempeñan el puesto para el que más capacitado se encuentran y en el que más valor son capaces de aportar a la organización (respondiendo así a las preguntas 1 y 2). Si este no es tu problema, enhorabuena. Aunque por desgracia, en demasiadas ocasiones la falta de productividad y consecución de objetivos se debe a un nefasto sistema de gestión de personas.

Por otro lado, ser conscientes de que los objetivos que tenemos marcados son los suficientemente SMART, nos permitirá conocer si tenemos un problema real de productividad o simplemente de objetivos mal planteados. Para ello será necesario cuantificar estos objetivos en términos de: específico, medible, alcanzable, realista y en los tiempos adecuados. Si tras la revisión de esta parte fundamental (que  nos habrá respondido a la pregunta 3), llegamos a la conclusión de que no es un problema de concepto, es posible que tengamos que centrarnos en la pregunta 4.

Y es aquí donde en muchos casos nos encontramos con los problemas más graves. Es decir:

• contamos con las personas adecuadas
• que tienen claras sus funciones, tareas y procedimientos
• que disponen de objetivos absolutamente SMART pero que sin embargo no llegan a lo esperado.

Es entonces donde podríamos encontrarnos con un problema de motivación que pueda estar generando una falta de compromiso y de atención a los resultados que den como resultado falta de productividad.

Desde el punto de vista de la empresa, se convierte en un aspecto fundamental centrarse en conocer qué puede estar provocando esta falta de motivación (temas económicos, mal ambiente de trabajo, liderazgo ineficaz, falta de puesta en valor de las personas, etc), para una vez identificados los causantes, poner el foco en las soluciones.

Este tema suele generar bastante desgaste, tanto en los equipos como en los responsables encargados de solucionarlos, ya que si no se tiene la suficiente agilidad para resolverlo se puede enquistar y provocar daños estructurales más allá de la falta de productividad.

En este caso, se vuelve imprescindible contar con las herramientas o canales que nos permitan identificar los posibles cambios que se vayan produciendo una vez implantadas las medidas correctoras. Solo midiendo y analizando los datos seremos capaces de identificar si hemos sido capaces de darle la vuelta a la situación, sin morir en el intento.

Superadas estas cuatro cuestiones, estaremos en disposición de centrar todos nuestros esfuerzos en la búsqueda, no solo de la productividad, sino también de la excelencia basada en la eficiencia y en la mejora continua. Un reto al que enfrentarnos teniendo siempre en cuenta la importancia de las personas en todo el proceso: que serán en ocasiones parte del problema pero, en la mayoría de las situaciones, también de la solución.